Sie haben eine Förderzusage im Programm AusbildungWeltweit erhalten?
Herzlichen Glückwunsch!

Wie geht es jetzt weiter?

Damit Sie die einzelnen Schritte im Gesamtverlauf der Förderung besser einordnen können, haben wir eine Übersicht für Sie zusammengestellt.

Sobald Sie die offizielle Zusage (durch Zusendung des Zuwendungsbescheides) erhalten haben, können Sie in die konkrete Planung des Auslandsaufenthaltes gehen. Neben der weiter unten beschriebenen Anforderung der Fördermittel ist z.B. die organisatorische und inhaltliche Vorbereitung entscheidend für einen erfolgreichen Auslandsaufenthalt.

AKTUELLES

Neues Portal ab Sommer 2021

Für alle Antragsrunden ab einschließlich Juni 2021 steht das AusbildungWeltweit-Projektportal für alle wichtigen Schritte der Förderung zur Verfügung. Die Formulare für Mittelanforderungen und Änderungsanträge passen sich dem jeweils aktuellen Stand Ihrer Finanzen an und erleichtern Ihnen somit das Ausfüllen. Teilnahmeberichte und Verwendungsnachweise werden ebenfalls über das Portal erstellt.

Anleitung zum Portal

AusbildungWeltweit in Zeiten von Corona
Durch die Corona-Pandemie können sich die Voraussetzungen für die Durchführung von Auslandsaufenthalten schnell ändern. Bitte beobachten Sie Bedingungen im Zielland und die Reisewarnungen durch das Auswärtige Amt. 
Alles Wichtige zur Durchführung während der Corona-Pandemie
Alles Wichtige zum Umgang mit Reisewarnungen im Programm AusbildungWeltweit

Informationen zur Förderung

Vor dem Auslandsaufenthalt

ZUWENDUNGSBESCHEID

Sobald die NA beim BIBB im Einvernehmen mit dem BMBF die Förderung Ihrer geplanten Auslandsaufenthalte beschlossen hat, erstellt sie einen offiziellen Zuwendungsbescheid, der Ihnen per Post zugesandt wird. Parallel dazu erhalten Sie eine E-Mail mit ersten Informationen zu den nächsten Schritten. Im Zuwendungsbescheid finden Sie unter anderem Informationen zur Höhe der bewilligten Zuschüsse, zur Mittelanforderung und zu den Förderbedingungen. Ein beiliegendes Merkblatt enthält weitere Informationen, was im Laufe der Förderung zu beachten ist. 

 

Vorbereitung

Organisatorische Vorbereitung

• Visa beantragen  

  Für einzelne Länder kann es schwierig sein, eine passende Einreisegenehmigung für den Aufenthaltszweck „Praktikum/praktisches Lernen während der Berufsausbildung“ zu identifizieren. Planen Sie am besten mindestens drei Monate Vorlaufzeit für die Klärung des Verfahrens und die Beantragung des Visums ein.

• Flüge (oder Fahrt) buchen
• Unterkunft organisieren
• Versicherungen abschließen etc.
• Bitte beachten Sie, dass Sie Ausgaben erst tätigen dürfen, wenn Ihre Förderung in Form des Zuwendungsbescheides ausgesprochen wurde.

Tipps zur Organisation eines Auslandsaufenthalts während der Ausbildung

Inhaltliche Vorbereitung

• Bereiten Sie die Teilnehmerinnen und Teilnehmer sprachlich und interkulturell vor, zum Beispiel durch Kurse und Seminare.
• Stimmen Sie die Lernvereinbarung (bei Auszubildenden) und/oder das Arbeitsprogramm (für Ausbilderinnen und Ausbilder) mit Ihren Partnern vor Ort und den Teilnehmenden ab.
  Hinweis: Die PDFs sind ausfüllbar.

 

FÖRDERUNG ERHALTEN

Der Zuwendungsbescheid enthält genaue Informationen zur Höhe der Fördersumme und zu den Fristen.
Zuschüsse für Fahrt und Aufenthalt können angefordert werden, sobald die einmonatige Rechtsbehelfsfrist nach Erhalt des Zuwendungsbescheides abgelaufen ist. Alternativ können Sie auch auf Rechtsbehelf verzichten, indem Sie die Empfangsbestätigung unterschreiben, die dem Zuwendungsbescheid beiliegt. Dann ist eine Anforderung auch schon früher möglich. Die Empfangsbestätigung und Mittelanforderungen werden von der zeichnungsberechtigten Person unterschrieben.

Je nach Bedarf können Sie mehrere Mittelanforderungen stellen, z.B. zunächst für die Buchung von Flügen und Unterkunft, später für die Ausgaben vor Ort. Die Mittelanforderungen werden über das -Projektportal ausgefüllt und dann gedruckt und per Post an die NA beim BIBB versandt. Im Portal wird auch der jeweils aktuelle Stand der verfügbaren Fördermittel angezeigt. Die ausgezahlten Fördermittel müssen innerhalb von sechs Wochen nach Erhalt ausgegeben werden (alsbaldige Verwendung). Achten Sie auch auf die Zuordnung zu den Kalenderjahren.

Eine Anleitung zur Mittelanforderung finden Sie hier: Anleitung zum AWW Projektportal

 

LERNVEREINBARUNG / ARBEITSPROGRAMM

Die dreisprachige  Lernvereinbarung (für Auszubildende) und das  Arbeitsprogramm (für Ausbildungspersonal) sind dazu gedacht, die Klärung von Rahmenbedingungen, des Ablaufs und der angestrebten Lernergebnisse eines Auslandsaufenthalts zwischen Ihnen, Ihrem Partnerbetrieb und den Teilnehmenden zu erleichtern. Die Vereinbarung wird vor Praktikumsbeginn ausgefüllt und von allen genannten Parteien unterschrieben. So gibt es auf jeder Seite Klarheit über die Gestaltung des Auslandsaufenthalts und über die Zuständigkeiten. Es genügt, wenn Sie diese Vereinbarung zusammen mit den anderen Unterlagen bei sich aufbewahren; ggf. wird die NA beim BIBB danach fragen. 

Hinweis: Die PDF-Vorlagen für die Lernvereinbarung und das Arbeitsprogramm sind ausfüllbar.

 

ÄNDERUNGEN MITTEILEN

Sollte es nach der Förderzusage bei Punkten Änderungen geben, die im Antrag angegeben wurden (wie z.B. Partnerbetrieb, Zielland, Aufenthaltsdauer, Berufsbereich), ist eine schriftliche Abstimmung mit der NA beim BIBB notwendig, sobald die Änderungen bekannt sind.

Alle relevanten Änderungen können über das AusbildungWeltweit-Projektportal vorbereitet bzw. beantragt werden. Bei Änderungen von Aufenthalten inkl. Art der Teilnehmenden füllen Sie einen Änderungsantrag im Portal aus und senden ihn anschließend unterschrieben per Post an die NA beim BIBB. Das Formular zeigt Ihnen die zuletzt bewilligten Aufenthaltsdaten an, die Sie ganz einfach bearbeiten können.

Bei Anpassungen in den Stammdaten Ihrer Einrichtung (z.B. Firmenname, zeichnungsberechtigte Person, Kontoverbindung) ist eine elektronische Freischaltung durch die NA beim BIBB erforderlich.

Ein Wechsel bei der Kontaktperson (Ansprechperson für die NA beim BIBB während der Durchführung) wird im Projektportal unter Team eingetragen.

Anleitung zum AWW Projektportal

 

Nach dem Auslandsaufenthalt 

Teilnahmebericht

Spätestens einen Monat nach der Rückkehr sollte der Teilnahmebericht ausgefüllt werden. In Ihrer Funktion als Zuwendungsempfänger sammeln Sie die Berichte von allen Teilnehmenden ein und schicken diese später zusammen mit dem Verwendungsnachweis per Post an die NA beim BIBB.

Teilnahmeberichte für Auslandsaufenthalte, die ab Juni 2021 beantragt und bewilligt wurden, werden über das Projektportal ausgefüllt und verwaltet. In der Anleitung zum Projektportal finden Sie auch eine Seite mit Informationen für die Teilnehmenden. Folgende Ansichtsexemplare können zur Orientierung genutzt werden:

• Ansichtsexemplar Teilnahmebericht Auszubildende
• Ansichtsexemplar Teilnahmebericht Ausbildungspersonal
• Ansichtsexemplar Teilnahmebericht vorbereitende Besuche

 

VERWENDUNGSNACHWEIS

Mit dem Verwendungsnachweis wird die Förderung abgeschlossen. Dazu gehören:

• ein kurzer Sachbericht,
• eine Aufstellung über die tatsächlich durchgeführten Aufenthalte,
• Belege für die Durchführung,
• die unterschriebenen Teilnahmeberichte (s.o.)

​Im Merkblatt für Zuwendungsempfänger (s. Anlage Zuwendungsbescheid) finden Sie weitere Informationen zur Art der Belege. 

Der Verwendungsnachweis für Auslandsaufenthalte, die ab Juni 2021 beantragt und bewilligt wurden, erfolgt über das Projektportal. 

 Projektabschluss und Restzahlung

Anhand Ihrer Angaben im Verwendungsnachweis wird nun die Höhe der Restzahlung bestimmt. Sobald dies erfolgt ist, werden die ausstehenden Zuschüsse für Organisation und ggf. Vor- und Nachbereitung von Auszubildenden überwiesen.

 

Sonstige wichtige Infos

Öffentlichkeitsarbeit

Zeitgleich zum Zuwendungsbescheid erhalten Sie ein Marketing-Starter-Kit, das Sie für die Bewerbung Ihrer Auslandsaktivitäten in der Ausbildung nutzen können. Wir teilen Ihre Berichte auch sehr gerne über unsere Kanäle ((z.B. Instagram, Twitter, Newsletter) und unterstützen bei Fragen zur Öffentlichkeitsarbeit. Achten Sie darauf, dass Sie bei Veröffentlichungen auf die finanzielle Förderung durch das Förderprogramm AusbildungWeltweit vom BMBF hinweisen müssen. Vorlagen für Logos und Hinweise zu deren Verwendung finden Sie im internen Projektbereich. Die Zugangsdaten erhalten Sie per E-Mail.

Aufenthalte im Vereinigten Königreich

Seitdem das Vereinigte Königreich nicht mehr Mitglied der Europäischen Union ist, ist für viele Aufenthalte im Land ein Visum erforderlich. Bitte prüfen auf der Seite www.gov.uk/check-uk-visa der britischen Regierung, ob für den geplanten Aufenthalt ein Visum benötigt wird und welche Einreisekategorie zutrifft.

Auszubildende, die im Rahmen ihrer Ausbildung einen Lernaufenthalt in einem britischen Unternehmen absolvieren, können unter bestimmten Bedingungen als Standard Visitor mit dem Ziel eines Work-related Trainings einreisen. Für Teilnehmende am Förderprogramm AusbildungWeltweit kann die Nationale Agentur hierzu ein Unterstützungsschreiben ausstellen.

Dieses Schreiben ersetzt kein Visum, ist keine Garantie für eine erfolgreiche Einreise und kann lediglich als erklärendes Dokument zur AusbildungWeltweit-Förderung für die Grenz- und Kontrollbehörden genutzt werden.

Das Unterstützungsschreiben kann ausgestellt werden, wenn folgende Bedingungen erfüllt sind:

• Die Anfrage erfolgt über die Einrichtung, die erfolgreich Fördergelder über das Programm AusbildungWeltweit für Aufenthalte von Auszubildenden im Vereinigten Königreich beantragt hat (= Zuwendungsempfänger).
• Die Teilnehmenden befinden sich in einer dualen Ausbildung und haben einen Ausbildungsvertrag mit dem Ausbildungsbetrieb in Deutschland.
• Die aufnehmende Einrichtung ist damit einverstanden, im Anschreiben für die Grenzkontrollen genannt zu werden.

Um das Unterstützungsschreiben zu erhalten, senden Sie einfach das untenstehende Formular zur Datenübermittlung vollständig ausgefüllt per E-Mail an ausbildung-weltweit@bibb.de.

Download des Formulars (Excel Tabelle)